Procédure d'Admission, d'Accueil et d'Intégration du Nouveau Résident en EHPAD

L'admission d'un nouveau résident en EHPAD est un moment charnière, souvent vécu comme un déracinement par la personne âgée et sa famille. Dans un contexte de fragilité psychologique et physique, les premières heures et les premiers jours sont déterminants pour la qualité de l'intégration, la sécurité des soins et l'établissement d'une relation de confiance durable avec l'équipe. Une procédure d'admission structurée permet d'éviter les oublis, d'assurer la continuité des soins depuis le domicile ou l'hôpital, et de respecter les droits du résident dès son entrée.

Le décret du 27 septembre 2004 relatif au contrat de séjour et la charte des droits et libertés de la personne accueillie imposent des obligations précises à l'établissement : remise du livret d'accueil, signature du contrat de séjour, désignation d'une personne de confiance. L'IDEC, en coordination avec la direction et l'équipe soignante, est l'acteur central de cette procédure : il garantit que les évaluations initiales sont réalisées, que le dossier de soins est ouvert et renseigné, et que l'équipe dispose de toutes les informations nécessaires pour assurer une prise en charge sécurisée dès le premier jour.

Pourquoi cette procédure est indispensable en EHPAD

La période d'admission est statistiquement la plus risquée du séjour en EHPAD. Les chutes, les erreurs médicamenteuses, les escares débutants non détectés et les syndromes confusionnels surviennent significativement plus souvent dans les premières semaines suivant l'entrée. La personne âgée change radicalement d'environnement, perd ses repères, se retrouve face à des professionnels qu'elle ne connaît pas, avec des rythmes et des habitudes différents. Sans procédure formalisée, les évaluations initiales peuvent être incomplètes, les prescriptions de l'hôpital ou du médecin traitant peuvent ne pas être transmises ou mal interprétées, et la famille peut se retrouver sans interlocuteur clair.

La procédure d'admission garantit à chaque résident le même niveau de prise en charge et de respect de ses droits, quelle que soit la charge de travail de l'équipe le jour de son arrivée. Elle formalise le passage de relai entre les soignants précédents (hôpital, domicile, autre EHPAD) et l'équipe de l'établissement, assure la traçabilité des premiers actes de soins, et initie le projet de vie personnalisé qui guidera l'accompagnement tout au long du séjour.

Cadre réglementaire et références HAS

La procédure d'admission s'inscrit dans un cadre réglementaire précis :

• Décret n°2004-1274 du 26 novembre 2004 relatif au contrat de séjour ou document individuel de prise en charge : précise le contenu obligatoire du contrat de séjour et les conditions de sa signature (délai de 15 jours maximum après l'admission).
• Arrêté du 8 septembre 2003 relatif à la charte des droits et libertés de la personne accueillie (annexée au Code de l'action sociale et des familles) : liste des droits fondamentaux dont bénéficie tout résident d'un EHPAD.
• Loi n°2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale : impose la remise du livret d'accueil, la charte des droits, le contrat de séjour et la possibilité de désigner une personne de confiance.
• Recommandations HAS/ANESM « L'accompagnement des personnes atteintes d'une maladie d'Alzheimer ou apparentée en institution » (2009) et recommandations HAS sur l'évaluation gériatrique standardisée : fournissent le cadre méthodologique pour les évaluations initiales à réaliser à l'admission.

Le non-respect des formalités d'admission (absence de contrat de séjour signé, non-remise du livret d'accueil, absence d'évaluation initiale documentée) constitue une faute susceptible d'engager la responsabilité de l'établissement, relevée systématiquement lors des inspections ARS et des évaluations HAS.

Les étapes clés de la procédure

La procédure d'admission se déroule en quatre phases successives : la pré-admission (avant l'entrée), la journée d'entrée (J0), la période de surveillance renforcée (J1 à J8), et la consolidation de l'intégration (M1).

Étape 1 — La pré-admission : préparer l'entrée

La pré-admission commence dès que la demande d'admission est acceptée par l'établissement. Elle comprend : la visite de l'établissement par le futur résident et/ou sa famille (présentation des locaux, des équipes, du règlement de fonctionnement), la constitution du dossier administratif (pièces d'identité, attestation de droits à l'assurance maladie, notification APA ou PCH, copie du jugement de protection juridique le cas échéant), la constitution du dossier médical pré-admission (lettre du médecin traitant, comptes rendus hospitaliers récents, résultats biologiques, liste des médicaments actuels), l'évaluation du GIR par le médecin coordonnateur ou l'IDEC à l'aide de la grille AGGIR pour confirmer l'orientation en EHPAD et préparer la prise en charge financière (APA), la signature du contrat de séjour et la remise du livret d'accueil. L'IDEC contacte les équipes soignantes précédentes (infirmière libérale, service hospitalier) pour obtenir toutes les informations utiles à la continuité des soins.

Étape 2 — La journée d'entrée J0 : accueillir et évaluer

La journée d'entrée est un moment symbolique fort qui doit être préparé avec soin. La chambre est préparée à l'avance (draps propres, fleurs si possible, quelques objets personnels installés si la famille les a apportés). L'accueil est réalisé par le directeur ou son représentant et par l'IDEC ou le soignant référent. Les évaluations initiales infirmières et AS sont réalisées à J0 : prise des constantes (tension artérielle, fréquence cardiaque, saturation en oxygène, température), pesée et calcul de l'IMC, évaluation de l'état cutané à la recherche d'escarres ou de lésions préexistantes, évaluation du risque d'escarre avec l'échelle de Braden (score initial), évaluation du risque de chute avec l'échelle de Morse, évaluation nutritionnelle avec le MNA (Mini Nutritional Assessment), bilan cognitif rapide avec le MMSE ou l'évaluation adaptée si le résident a des troubles cognitifs sévères. Ces évaluations sont tracées dans le dossier de soins informatisé, ouvert le jour même. Le tour complet des équipes (transmissions) est effectué pour informer tous les soignants des caractéristiques du nouveau résident, de ses habitudes, de ses traitements en cours et des points de vigilance.

Étape 3 — La première semaine : surveillance et ajustement

Durant les 8 premiers jours, une surveillance renforcée est organisée. Le médecin coordonnateur doit voir le nouveau résident dans les 8 jours suivant l'admission pour valider les prescriptions initiales, compléter l'évaluation médicale et initier les soins programmés. L'IDEC s'assure que les prescriptions en cours depuis le domicile ou l'hôpital ont été correctement retranscrites dans le dossier de soins et ne présentent pas d'interactions médicamenteuses problématiques. La famille est contactée à J+2 ou J+3 pour un premier retour d'information. Si le résident présente des troubles de l'adaptation (refus de manger, agitation, syndrome confusionnel), une évaluation médicale urgente est organisée. Le soignant référent est désigné et présenté au résident et à sa famille.

Étape 4 — Le premier mois : consolider l'intégration et initier le PVP

À l'issue du premier mois, la réunion pluridisciplinaire de projet de vie est organisée. Elle réunit l'IDEC, le médecin coordonnateur, l'AS référente, le psychologue si présent, et idéalement le résident et/ou sa famille. Cette réunion permet de formaliser le Projet de Vie Personnalisé (PVP) initial : habitudes de vie, activités souhaitées, objectifs de soins, personnes ressources, directives anticipées si le résident souhaite les énoncer. Le compte rendu de la réunion est versé au dossier et signé. Un bilan complet de l'intégration est transmis à la famille. Le référent famille est officiellement désigné et ses coordonnées consignées dans le dossier.

Points de vigilance et erreurs fréquentes

L'admission est une période à haut risque d'oublis et de dysfonctionnements. Voici les erreurs les plus fréquemment observées :

• Évaluations initiales non réalisées ou non tracées à J0 : sans évaluation documentée de l'état cutané à l'entrée, l'établissement ne peut pas prouver qu'une escarre découverte à J+5 n'était pas déjà présente à l'admission. L'évaluation initiale est aussi une protection juridique pour l'établissement.
• Ordonnances du domicile non analysées par l'IDEC : les erreurs médicamenteuses à l'admission sont fréquentes. L'IDEC doit systématiquement analyser les ordonnances apportées par le résident avant de les retranscrire, identifier les médicaments à risque (anticoagulants, insulines, psychotropes) et alerter le médecin coordonnateur si nécessaire.
• Chambre non préparée à l'arrivée : un résident qui arrive dans une chambre non préparée, sans ses affaires personnelles, ressent immédiatement un manque de considération. La préparation de la chambre est un acte bientraitant concret qui envoie un signal fort dès les premières secondes.
• Absence de transmission à l'équipe de nuit : le résident qui vient d'arriver est inconnu de l'équipe de nuit. Une fiche de transmission spécifique doit lui être remise pour que les soignants de nuit connaissent ses habitudes, ses traitements urgents et les points d'alerte.
• Retard dans la visite du médecin coordonnateur : la visite médicale dans les 8 jours est une obligation réglementaire. Tout retard doit être consigné et justifié. L'IDEC est responsable de s'assurer que ce délai est respecté.

Indicateurs qualité et suivi

Le suivi de la qualité des admissions s'effectue à travers des indicateurs mesurables et régulièrement revus :

• Taux d'évaluations initiales complètes à J0 : objectif 100 % des admissions avec Braden, Morse, MNA et état cutané documentés dans les 24 heures suivant l'entrée.
• Délai de visite du médecin coordonnateur : nombre de jours entre l'admission et la première visite médicale. Objectif : moins de 8 jours ouvrés dans 100 % des cas.
• Taux de contrats de séjour signés dans les 15 jours : indicateur réglementaire simple à suivre. Un retard systématique indique une défaillance du processus administratif d'admission.
• Taux de réunions PVP initiales réalisées dans le premier mois : objectif 100 % des résidents avec une réunion de projet de vie dans les 30 jours suivant l'admission.

Télécharger la procédure complète — Format HAS + Affiche A4

La procédure d'admission disponible en téléchargement est un outil clé en main pour les IDEC qui souhaitent structurer et standardiser leurs admissions. Elle comprend la checklist pré-admission avec toutes les pièces à recueillir, la fiche d'évaluations initiales J0 intégrant les grilles Braden, Morse, MNA et MMSE, la trame de transmission à l'équipe de nuit du premier jour, le calendrier de suivi de la première semaine, la trame de compte rendu de la réunion PVP initiale à M1, et l'affiche A4 récapitulant le processus d'admission en un coup d'œil.

Procédures et ressources complémentaires