Une scène de terrain, construite pour l’article
Fin d’après-midi dans un établissement imaginaire. Une résidente revient d’une hospitalisation ; la lettre de liaison est dans le dossier, mais l’infirmière qui l’a reçue termine son poste. L’équipe de nuit prend la suite avec une transmission orale rapide, tandis qu’une aide-soignante a remarqué, en fin de journée, que la résidente mangeait moins qu’à l’ordinaire. Cette observation est restée dans un échange de couloir.
La scène est fictive. Elle sert à poser les questions qu’une IDEC se pose devant une relève : que dit-on à l’oral, que consigne-t-on par écrit, à qui s’adresse chaque information, dans quel temps, et où reste la trace ?
Ce que relèvent les déclarations d’EIGS
L’analyse des déclarations d’EIGS en lien avec les Ehpad travaille sur des déclarations. Chaque chiffre cité ci-dessous se lit donc comme une part de déclarations d’EIGS, jamais comme une part des Ehpad. Sur le plan des facteurs, l’analyse indique : « Des facteurs liés à l’équipe étaient cités dans 50 % des déclarations (1 153/2 307). »
Elle nomme ensuite les facteurs d’équipe les plus rapportés : « Les trois facteurs les plus rapportés étaient la communication entre professionnels (695/1 153), les transmissions et alertes (577/1 153) ainsi que les informations écrites (452/1 153), que cela soit au sein de l’Ehpad ou avec des professionnels extérieurs. » Ces nombres décrivent des déclarations ; cet article n’en tire aucune fréquence pour les Ehpad dans leur ensemble.
Sur la nature des difficultés de transmission, le texte précise : « Les difficultés liées aux transmissions et alertes (n = 577) concernent principalement des transmissions incomplètes de la part des établissements de santé où ont été hospitalisés les résidents (informations manquantes dans les comptes-rendus ou les lettres de liaison à la sortie). » Cette phrase vise les établissements de santé où les résidents ont été hospitalisés ; la transposer à la relève entre équipes d’un même établissement relève de la lecture de cet article, pas de la source.
L’analyse relève aussi un autre sens de circulation de l’information : « On note également des défauts de transmission d’information des professionnels de l’Ehpad aux médecins coordonnateurs. » Pour la dimension écrite, elle rapporte : « Les déclarants relèvent souvent l’absence ou l’incomplétude des informations écrites (n = 452), comme les comptes-rendus, lettres de liaison et prescriptions, ainsi qu’une discordance entre la prescription écrite et celle du dossier informatisé. »
Enfin, un point touche directement à l’organisation du travail : « Dans certaines déclarations, il est fait mention d’une absence de temps dédié aux échanges. »
Pour replacer ces déclarations dans la démarche de l’établissement, voir la procédure du site sur les événements indésirables.
Ce que formule le référentiel d’évaluation
Le référentiel d’évaluation des ESSMS et son manuel s’adressent aux ESSMS. Leur application à l’Ehpad est une transposition, dite ici une fois et valable pour toute la section : c’est la lecture de cet article.
Un critère du référentiel énonce : « Les professionnels transmettent toute information nécessaire à la continuité de l’accompagnement de la personne aux professionnels qui prennent le relais et à l’entourage. » Le texte comporte aussi la formulation suivante sur le moment de cette transmission : « Les professionnels transmettent les informations nécessaires à la continuité de l’accompagnement en amont ou au plus tard, au moment du transfert de la personne ou de la prise de relais. »
Sur les supports, le référentiel indique : « Les professionnels utilisent des moyens et outils de transmission de l’information adaptés à la situation. »
Le référentiel contient enfin un objectif consacré au partage entre professionnels : « Les professionnels partagent entre eux les informations nécessaires à la continuité de l’accompagnement de la personne. » Il y est question du temps de partage : « Les professionnels partagent entre eux ces informations dans des temps dédiés. »
Transmissions orales et écrites : les recommandations
Le volet Ehpad du document sur le repérage des risques de perte d’autonomie traite des transmissions dans le cadre de ce repérage. Les passages ci-dessous se lisent dans ce cadre ; leur extension à d’autres sujets de la relève est, là encore, une lecture de cet article.
Le document décrit ainsi leur fonction : « Les transmissions permettent de structurer le partage d’informations sur un problème ou un évènement non habituel qui se pose et dont la communication se fait dans l’intérêt de la personne accueillie. » Il aborde la question des destinataires : « La qualité et l’efficacité des transmissions dépendent notamment de la connaissance par les professionnels des destinataires (professionnel encadrant, médecin traitant, infirmier coordinateur, etc.) et des modalités de transmission. »
Il distingue l’oral et l’écrit : « La transmission orale peut être la plus adaptée à une situation particulièrement préoccupante ou d’urgence. » Le document ajoute : « Toutefois, il est recommandé de compléter l’information orale par un écrit. »
Il mentionne aussi la formalisation du partage : « La formalisation du partage des informations, de ce qui a été repéré (transmissions écrites, voire orales, analyses partagées en équipe, etc.), permet une prise en compte rapide et coordonnée de la perte d’autonomie ou de son aggravation par les professionnels de l’établissement. »
Une piste de trame de transmission
Ce qui suit est une lecture propre à cet article. Ce n’est ni un modèle officiel, ni une exigence réglementaire, ni une trame reprise des documents cités : c’est une piste d’organisation, que chaque équipe réécrit à sa façon. Dans cette lecture, une transmission se pense autour de cinq questions.
- Ce qui se dit à l’oral. Les situations qui ne peuvent pas attendre : un changement d’état, une inquiétude, une alerte à faire passer en main propre. L’oral porte l’urgence et le doute, formulés avec des faits observés plutôt que des impressions.
- Ce qui s’écrit. Les éléments à retrouver plus tard sans dépendre de la mémoire de quelqu’un : l’observation, l’heure, la personne informée, la décision prise. Un écrit court et daté vaut mieux qu’un récit long que personne ne relira.
- À qui. Chaque information a un destinataire identifiable : l’équipe qui prend le poste, l’infirmier, le médecin coordonnateur, le médecin traitant, la famille. Savoir à qui s’adresser fait partie de la trame, au même titre que le contenu. Le guide du rôle d’IDEC est à consulter sur ce point.
- Dans quel temps dédié. Un créneau protégé, au même endroit, avec les professionnels qui partent et ceux qui arrivent, hors des couloirs.
- Quelle trace dans le dossier du résident. Ce qui a été dit à l’oral et qui engage le suivi est reporté dans le dossier, de façon à ce que le professionnel suivant le retrouve au même endroit que les autres informations du résident.
Appliquée à la scène du début, cette piste conduirait à une courte transmission orale sur la baisse d’appétit, à une ligne écrite et datée dans le dossier et à un destinataire nommé pour le suivi. Pour le repérage de signaux plus larges, la procédure sur la bientraitance et les signaux de maltraitance est un point de repère de plus pour l’équipe.
Sur le travail d’encadrement qui entoure cette organisation, voir la page sur les compétences de l’IDEC.
Points de vigilance
- Le cadre de chaque chiffre. Les nombres de l’analyse d’EIGS sont des nombres de déclarations ; ils ne se transforment pas en fréquence dans les Ehpad ni en comparaison avec d’autres établissements.
- Le sens de circulation. Les passages de l’analyse sur les transmissions incomplètes concernent les établissements de santé où les résidents ont été hospitalisés ; ceux sur les médecins coordonnateurs concernent un autre sens de circulation. Une trame de relève interne se construit sans leur prêter plus que ce qu’ils disent.
- Le temps dédié. Une trame qui ne s’accompagne pas d’un créneau reste une feuille de plus. L’organisation du temps est une décision d’établissement, qui se discute avec la direction.
