Une étude centrée sur les Ehpad privés
La revue Hygiène & sécurité du travail de l’INRS publie une étude de cas consacrée aux logiciels de soin. Le document de référence est consultable dans le texte complet de l’étude au format PDF. Les constats rapportés ici sont ceux que l’étude présente pour les soignants d’Ehpad privés.
La page de présentation de l’INRS pose le contexte : les Ehpad s’équipent d’un logiciel de soin centralisant un ensemble d’informations relatives à la prise en charge des résidents. Le déploiement de ces outils, ajoute-t-elle, vise à répondre à des enjeux accrus de coordination des parcours de vie et de santé des résidents.
Du côté de la prévention, la même page formule ainsi la question : comment accompagner leur mise en œuvre sur les plans matériel et technologique, temporel et organisationnel pour qu’ils soient vecteurs de ressources psychosociales pour les soignants. Ce fil conduit la suite de cet article ; pour le rôle de l’IDEC, voir le guide du métier d’IDEC.
Coordination et accès à l’information
Le questionnaire montre que le logiciel est perçu pour 90 % des répondants comme facilitant « plutôt ou tout à fait » le travail des soignants en leur donnant facilement accès à des informations pertinentes pour leur activité.
Sur la coordination elle-même, dans l’enquête, l’usage du logiciel est perçu à 91 % comme favorisant « plutôt ou tout à fait » la coordination du travail entre les soignants, ainsi qu’avec les intervenants extérieurs pour 77 % d’entre eux. Les répondants sont également 91 % à estimer qu‘il favorise « plutôt ou tout à fait » la prise en charge des résidents et 94 % qu’il permet de se protéger en cas de litiges avec les familles.
L’étude nuance toutefois ce tableau. Les répondants sont néanmoins 40 % à penser que cela réduit « plutôt ou tout à fait » les temps d’échanges entre les soignants (27 % le pensent « moyennement »). Les résultats soulignent aussi que son utilisation peut être « plutôt ou tout à fait » source de conflits avec les collègues pour 37 % et « moyennement » pour 28 %. Sur le pilotage d’équipe, voir aussi les compétences de l’IDEC.
Charge de travail, interruptions et surveillance perçue
Sur la charge de travail, la source est directe : l’utilisation du logiciel est cependant associée à une augmentation de la charge de travail perçue (37 % ont répondu « plutôt ou tout à fait » et 30 % « moyennement »). Elle ajoute que 40 % des répondants considèrent que l’usage du logiciel réduit « plutôt ou tout à fait » le temps disponible pour d’autres activités qu’ils considèrent plus importantes (27 % le pensent « moyennement »).
Les interruptions figurent parmi les points relevés : 48 % des utilisateurs en temps réel et 29 % des utilisateurs en temps différé considèrent que son emploi est « plutôt ou tout à fait » une source d’interruptions dans la réalisation de leur activité.
Dans le questionnaire, 60 % considèrent que leur activité est « plutôt ou tout à fait » surveillée via le logiciel de soin. L’autonomie est elle aussi documentée. Parmi les répondants, 88 % se disent « plutôt ou tout à fait » autonomes pour l’utiliser ; 53 % estiment avoir la possibilité de le faire évoluer selon leurs besoins et 84 % pensent qu’il leur permet d’être plus autonomes dans la réalisation de leur travail.
Bugs, tablettes et matériel disponible
Sur le plan technique, seuls 9 % des répondants estiment ne pas avoir à faire face à des bugs lors de l’utilisation de la version mobile sur tablette. Côté interface, la satisfaction ressort cependant comme étant légèrement moins élevée concernant l’interface du logiciel utilisée sur tablette (64 % de satisfaction pour la tablette contre 75 % pour l’ordinateur).
La disponibilité du matériel compte aussi. Parmi les répondants, seuls 35 % estiment que le nombre d’ordinateurs mis à disposition pour les usages du logiciel de soin est suffisant, alors qu’ils sont 71 % à le penser des tablettes. Autre point : 62 % des soignants interrogés déclarent devoir recharger la tablette au cours de la journée (et 12 % occasionnellement), ce qui la rend alors indisponible et réduit ainsi l’autonomie perçue dans l’usage de la tablette.
Le texte de l’INRS précise que, lors de la mise en œuvre d’un outil nomade (par exemple une tablette), une bonne connexion Internet est indispensable pour éviter les bugs et lenteurs et rendre l’outil plus fiable. Il indique aussi, pour des usages protecteurs, que les outils fixes et nomades doivent être prévus en nombre suffisant pour assurer leur disponibilité et pour que chaque soignant puisse choisir l’outil le plus adapté.
Temps d’usage et formation
Selon les répondants au questionnaire, le temps dédié à l’utilisation du logiciel de soin n’est pas toujours intégré ou connu : 35 % des répondants pensent que le temps d’usage n’est pas intégré dans le temps de travail et 27 % ne le savent pas. Lors des observations réalisées, le temps quotidien d’usage du logiciel de soin pouvait dépasser deux heures pour une IDE combinant les deux temporalités d’usage (temps réel et différé). Le manque de temps est aussi le premier facteur mentionné, parmi plusieurs réponses possibles, pour expliquer l’abandon ou le report de l’utilisation du logiciel de soin (57 %), devant les problèmes techniques (48 %), le contenu du logiciel (11 %) et le manque de formation (5 %).
L’INRS écrit que, pour des usages protecteurs, une bonne évaluation du temps devant être consacré à l’emploi du logiciel est essentielle et doit ainsi être (ré)intégrée dans le temps d’activité global, en tenant compte de la temporalité d’usage (temps différé et/ou réel).
La formation est l’autre pan du sujet. L’enquête par questionnaire révèle qu’une part non négligeable des soignants concernés déclarent ne pas avoir été formés ou accompagnés aux usages du logiciel sur ordinateur (24 %) et sur tablette (32 %). Elle révèle en effet des formations principalement réalisées en interne par les collègues et l’encadrement, plus rarement par un formateur externe. Le fait de ne pas se sentir suffisamment formé est associé dans les résultats du questionnaire à une moindre confiance dans le logiciel et au sentiment que son utilisation augmente la charge de travail.
Le passage qui concerne directement les fonctions de coordination est le suivant : « Lorsque ces formations sont assurées par des collègues ou par l’infirmier de coordination (IDEC), ceux-ci doivent disposer de ressources dédiées, notamment en temps, pour les mettre en œuvre efficacement. »
Pistes de lecture pour une IDEC qui pilote un logiciel de soins
Ce qui suit relève d’une lecture propre à cet article : ce sont des pistes d’organisation, pas des recommandations de l’étude. Elles s’adressent à une IDEC dont l’établissement utilise un logiciel de soins, avec la réserve que l’étude porte sur des Ehpad privés.
- Mesurer le temps réellement passé. Relever, sur quelques semaines et par poste, le temps consacré au logiciel en distinguant l’usage en temps réel et en temps différé, puis en discuter avec la direction pour que ce temps figure dans l’organisation des plannings.
- Faire l’inventaire du matériel. Compter les ordinateurs, les tablettes, les supports et les moyens de recharge, puis les rapprocher de ce que disent les équipes de leur disponibilité aux heures de pointe.
- Soigner la formation interne. Quand la formation se fait entre collègues, prévoir un créneau protégé pour celui ou celle qui forme, et un temps d’accompagnement pour les nouveaux arrivants, sur ordinateur comme sur tablette.
- Écouter les retours des soignants. Ouvrir un temps d’échange régulier sur les interruptions, sur la façon dont chacun perçoit le suivi de son activité et sur les conflits éventuels autour de l’outil.
- Tracer les dysfonctionnements. Consigner les bugs et les lenteurs, et se référer à la procédure sur les événements indésirables lorsqu’un dysfonctionnement touche la prise en charge d’un résident.
Pour structurer ce suivi, voir les outils pratiques de sosidec.
Les limites à garder en tête
Les pourcentages cités sont des perceptions déclarées par les soignants interrogés. Les pistes proposées plus haut sont une lecture propre à cet article, destinée à une IDEC : elles ne figurent pas comme telles dans l’étude, dont les répondants sont des soignants.
