Une étude lue depuis la fonction d’IDEC
Les délais d’entrée en établissement se discutent entre l’équipe, les familles et la direction. Pour situer la fonction dans ces échanges, voir le guide du métier d’IDEC.
Un point de vocabulaire d’abord, car les chiffres ne se lisent pas tous au même périmètre. EHPA désigne l’ensemble des établissements d’hébergement pour personnes âgées ; Ehpad s’emploie lorsque le chiffre porte sur eux seuls ; permanent et temporaire qualifient le mode d’hébergement ; le statut renvoie à la nature publique ou privée de l’établissement. Dans cet article, les médianes se lisent comme des délais entre le dépôt du dossier et l’entrée, pour des résidents entrés dans l’année et toujours présents au 31 décembre. Cet article ne détaille ni l’accueil de jour et de nuit, ni les données départementales, ni les années postérieures à celles de l’étude.
Des délais selon le périmètre et le mode d’hébergement
Sur l’ensemble des EHPA, l’étude de la DREES sur les temps d’attente écrit : « Le temps médian d’attente a baissé de 3 jours entre 2019 et 2023, après avoir diminué de 6 jours entre 2015 et 2019. »
Selon le mode d’hébergement, toujours sur l’ensemble des EHPA, l’étude écrit : « Avec un temps d’attente médian de 18 jours, l’hébergement temporaire est accessible plus rapidement que l’hébergement permanent (28 jours). » Pour une IDEC, la distinction entre temporaire et permanent est à garder en tête avant de citer un délai à une famille.
Pour les Ehpad seuls, l’attente pour entrer a diminué, passant d’un délai médian de 31 jours en 2015 à 26 jours en 2023. Ce chiffre porte sur les Ehpad ; il n’est pas à confondre avec ceux des EHPA ni avec celui de l’hébergement temporaire cités plus haut.
Des délais selon le statut de l’Ehpad
La nature de l’établissement entre dans la lecture des médianes. Les Ehpad privés à but lucratif se démarquent par un temps d’attente très faible, avec un délai médian de 12 jours. Pour l’hébergement permanent, l’étude met ce statut en regard des Ehpad publics non hospitaliers : « Ainsi, si en Ehpad privés à but lucratif la moitié des personnes âgées entrées en 2023 ont attendu moins de 12 jours pour obtenir une place (13 jours en 2019 et 14 jours en 2015), c’est 34 jours en Ehpad publics non hospitaliers (42 jours en 2019 et 54 jours en 2015), soit plus du double. »
Dans les échanges avec les familles, un chiffre cité pour un statut se présente avec ce statut.
Domicile ou hospitalisation, et taux d’occupation
Sur la provenance des résidents, l’étude écrit : « L’admission est ainsi plus rapide après une hospitalisation que depuis le domicile. » Elle chiffre cet écart pour les Ehpad privés à but non lucratif : « En 2023, la moitié des résidents entrés dans un Ehpad privé à but non lucratif ont attendu moins de 35 jours pour obtenir une place lorsqu’ils venaient de leur domicile ou de celui d’un proche, contre seulement 21 jours en venant d’une unité hospitalière de court séjour (tableau 2). »
Elle poursuit : « Cet écart est encore plus élevé pour les Ehpad publics (respectivement 35 et 19 jours). » Ces médianes distinguent le domicile, ou celui d’un proche, et l’unité hospitalière de court séjour.
Le taux d’occupation entre aussi dans la lecture des délais pour l’hébergement permanent en Ehpad. L’étude écrit : « Plus l’Ehpad a un taux d’occupation de ses places en hébergement permanent élevé, plus le temps d’attente pour y entrer est long : en effet, il est nécessaire d’attendre le départ d’un résident pour qu’une place y soit disponible. » Elle donne ensuite les chiffres suivants : « Ainsi, dans les Ehpad dont plus de 99 % des places en hébergement permanent étaient pourvues en décembre 2023, la moitié des résidents entrés au cours de l’année a attendu moins de 34 jours, contre 18 jours lorsque moins de 90 % des places en hébergement permanent étaient pourvues (tableau 4). »
Le parcours d’admission, du dossier à la décision
Dans la même étude, le parcours commence par un dossier. Elle écrit : « Afin d’obtenir une place, les personnes doivent remplir un dossier d’admission et attendre qu’une proposition d’admission leur soit faite (encadré 2). » Pour les Ehpad, elle précise : « Depuis le 1er juin 2012, il existe un dossier national unique de demande d’admission en Ehpad, valable quel que soit le statut de l’établissement (public ou privé), dans toute la France et pour tous les modes d’accueil (hébergement permanent ou temporaire, accueil de jour ou de nuit). »
Sur le dépôt de la demande, le texte de la DREES indique que la demande peut être faite en ligne grâce au portail ViaTrajectoire dans plus de 80 départements en 2023, ou par courrier en adressant le formulaire rempli aux Ehpad choisis. Elle ajoute : « Que ce soit en ligne ou sur papier, le dossier d’admission n’est à remplir qu’une seule fois (dans le cas de demande par courrier, le même formulaire doit être photocopié en fonction du nombre d’établissements choisis) et permet de réaliser une demande simultanée dans plusieurs établissements. »
Le formulaire est décrit ainsi : « Le formulaire d’admission est un modèle unique (Cerfa n° 14732), composé de deux volets : l’un, administratif, à remplir par la personne concernée ou bien un proche, et l’autre, médical, devant être renseigné par un médecin. » Sur la décision, l’étude donne un exemple pour les Ehpad : « Par exemple, pour les Ehpad, c’est le responsable de l’établissement qui décide de l’admission après avoir recueilli l’avis du médecin coordonnateur. »
Reste l’actualisation de la demande. Sur ce point, l’étude écrit : « Tous les six mois, un mail est envoyé à la personne ayant fait une demande d’inscription pour qu’elle actualise son dossier. » Puis : « Si l’actualisation n’est pas effectuée dans le mois suivant la réception du mail, les demandes auprès des établissements sont automatiquement annulées. »
À l’admission : les rappels du Défenseur des droits
Un autre texte éclaire le moment de l’entrée : le rapport du Défenseur des droits intitulé « Les droits fondamentaux des personnes âgées accueillies en EHPAD 2021 » (texte du rapport). Sur le consentement, le Défenseur des droits y écrit que les possibilités de recueillir le consentement effectif de la personne et de s’assurer des conditions d’un libre choix sont d’autant plus complexes à mettre en œuvre que l’entrée en établissement a souvent lieu en urgence, sans préparation préalable.
Sur le contrat de séjour, le rapport écrit : « Afin de formaliser le consentement, l’article L.311-4 du CASF dispose qu’un contrat de séjour doit être conclu avec la participation de la personne accueillie ou de son représentant légal. » Il mentionne aussi l’obligation de remise, au moment de l’admission, d’une copie des documents suivants : le livret d’accueil, la Charte des droits et des libertés de la personne accueillie, le règlement de fonctionnement et le contrat de séjour. Il poursuit : « Or, le Défenseur des droits constate que ces documents ne sont pas systématiquement remis. »
Sur l’information du résident quant à la personne de confiance, le rapport écrit : « Conformément à l’article L. 311-5-1 du CASF, l’établissement doit l’informer, avant la conclusion du contrat de séjour, de son droit de désigner une personne de confiance. »
Pistes pour l’IDEC
Ce qui suit relève de pistes et d’une lecture propre à cet article.
- Garder sous la main, pour les échanges avec les familles, la distinction entre EHPA, Ehpad, hébergement permanent ou temporaire et statut, afin de citer chaque médiane avec son périmètre.
- Présenter les médianes aux familles comme des points de repère statistiques, et non comme des engagements de l’établissement.
- Se mettre d’accord en équipe, avec le médecin coordonnateur, sur le circuit interne qui précède son avis, puis le consigner dans une procédure d’établissement (voir les procédures).
- Prévoir lors d’une admission un temps d’échange d’équipe pour savoir qui s’entretient avec la famille et qui renseigne le dossier.
- Pour prolonger la réflexion sur la fonction, voir aussi le guide sur les compétences de l’IDEC.
