Une situation de terrain
Imaginons, pour les besoins de cet article, un lundi matin dans un Ehpad. Une aide-soignante arrive dans le service, un agent de service hospitalier (ASH) la suit le lendemain et un infirmier diplômé d’État (IDE) rejoint l’équipe de nuit en fin de semaine. L’équipe en place est déjà occupée par les toilettes, les repas et les appels. Chacun des nouveaux arrivants a besoin de savoir où se trouvent les clés, qui prévenir en cas de doute et comment les résidents sont accompagnés.
Dans ce type de scène, la question n’est pas seulement de « montrer le service ». Elle est aussi de décider qui accueille, qui forme, qui répond aux questions et qui fait le point au bout de quelques jours. L’IDEC se situe, dans cet exemple, à la jonction de ces décisions, entre la direction, les équipes de soins et les nouveaux venus. Pour situer cette fonction, on peut relire le guide du métier d’IDEC, puis le guide des compétences de l’IDEC.
Les pages qui suivent ne prétendent pas décrire un fonctionnement général des Ehpad. Elles confrontent cette situation à des textes et à des documents publiés par des institutions, puis en tirent une piste de travail.
De quels documents parle-t-on ?
Les documents de la HAS utilisés ici concernent les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS), et non les seuls Ehpad. Cet article les lit pour un Ehpad : c’est une transposition de notre part, qui ne se présente pas comme celle de la HAS. Le document de l’OPCO Santé, lui, traite de l’apprentissage et du rôle du maître d’apprentissage ; ses constats portent sur les apprentis, et leur reprise pour l’accueil d’un nouvel arrivant relève là encore de la lecture propre à cet article.
Ce que la HAS met en avant
Dans l’index de son manuel d’évaluation de la qualité des ESSMS, la HAS reproduit une disposition du Code du travail : « L'employeur assure l'adaptation des salariés à leur poste de travail ».
Le référentiel comporte un objectif consacré aux ressources humaines : « L’ESSMS définit et déploie une politique ressources humaines au service de sa stratégie et de la qualité de l’accompagnement ». Dans le référentiel et le manuel d’évaluation, un critère porte précisément sur l’accueil : « L’ESSMS met en œuvre un processus d’accueil et d’intégration des nouveaux professionnels et intervenants ».
Le manuel liste aussi, parmi les éléments à consulter, des documents ainsi décrits : « Tous documents décrivant la procédure d’accueil des nouveaux arrivants (organisation, rôles et responsabilités) ». Dans la lecture de cet article, une procédure écrite qui dit qui fait quoi donne à l’IDEC un point d’appui. La rubrique des procédures de sosidec permet de voir comment d’autres documents de ce type sont présentés.
Formation, soutien et espaces de parole
Le manuel aborde aussi la formation. Il attend que l’établissement agisse sur les compétences : « L’ESSMS identifie les besoins en formation continue des professionnels au regard de sa stratégie et de l’évolution du secteur ».
Un autre critère concerne le collectif : « L’ESSMS organise des espaces de discussion et de partage pour les professionnels et des temps de soutien psychologique et/ou éthique ». Pour un nouvel arrivant, ces espaces peuvent servir à poser des questions qu’il n’ose pas formuler en réunion ; c’est une lecture propre à cet article.
La HAS renvoie enfin à des ressources extérieures. Elle cite notamment « Fiche repère : Bien réussir l’intégration d’un nouvel arrivant pour le bénéfice de tous » et une autre référence, « Soigner l’intégration ». Cet article n’en reprend pas le contenu.
Le suivi des apprentis vu par l’OPCO Santé
Le panorama publié par l’OPCO Santé sur l’apprentissage décrit le rôle du maître d’apprentissage. Ce panorama porte sur l’apprentissage ; ses constats ne sont pas présentés ici comme une règle applicable à tout nouvel arrivant.
Le document décrit aussi des constats de terrain sur le suivi des apprentis. Sur la pratique la plus favorable, il indique : « Dans le meilleur des cas (plutôt marginal), des points réguliers sont organisés de manière hebdomadaire par le maître d’apprentissage pour revenir sur la semaine passée, identifier les ajustements à réaliser, recueillir les retours et les questions de l’apprenti et préparer la semaine suivante ». Sur l’outillage, il note qu’il est rare que le suivi de l’apprenti donne lieu à un outillage spécifique (trame d’entretien, etc.).
Il évoque enfin le temps : « Dans la majorité des cas, les maîtres d’apprentissage peinent à dégager le temps nécessaire pour pleinement assumer le suivi de l’apprenti tel que souhaité en raison de la charge, du rythme et de l’organisation du travail ». Et sur l’engagement des professionnels pressentis comme maîtres d’apprentissage : « Le fort turn-over, les contraintes en termes d’effectifs et la charge de travail freinent en effet leur engagement ».
À l’inverse, le document souligne que la possibilité de suivre une formation à la fonction tutorale joue un rôle de levier en ce qu’elle lève une partie des appréhensions des professionnels et pallie la solitude qu’ils mentionnent souvent subir. Il ajoute que, sur le terrain, la formation est perçue comme utile, en ce qu’elle clarifie les missions, les responsabilités et le rôle du maître d’apprentissage.
Une piste de parcours d’accueil
Ce qui suit est une lecture propre à cet article, construite à partir des repères ci-dessus. Cette piste est une lecture propre à cet article. Elle se découpe en quatre temps, que chaque équipe peut ajuster.
- Avant l’arrivée. L’IDEC peut désigner un référent pour le nouvel arrivant, vérifier que la procédure d’accueil existe et qu’elle est à jour, préparer les accès, les tenues et le planning, et prévenir l’équipe. Le référent a besoin que son temps d’accompagnement soit prévu dans le planning, faute de quoi l’accueil repose sur la bonne volonté.
- Premier jour. Une présentation du service, des résidents et des principaux interlocuteurs, un tour des locaux et des consignes de sécurité. L’IDEC peut se rendre disponible pour un échange de début et de fin de journée.
- Première semaine. Le nouvel arrivant travaille en binôme avec son référent, voit les procédures qui concernent son poste et participe aux transmissions. Un point écrit ou oral en fin de semaine permet de noter ce qui a été vu et ce qui reste à voir.
- Suivi. Quelques points réguliers avec l’IDEC et le référent, une identification des besoins de formation et un accès aux espaces de discussion de l’établissement. La fin du suivi se décide avec l’intéressé et l’équipe plutôt qu’à une date fixée d’avance.
Pour aligner ce parcours sur le poste, la fiche de poste de l’IDEC peut servir de point de départ à la discussion avec la direction.
Points de vigilance
- Ne pas généraliser les constats de l’apprentissage. Les constats cités de l’OPCO Santé concernent l’apprentissage ; ils ne sont pas présentés comme une règle pour tout nouvel arrivant.
- Prévoir le temps. Un référent désigné sans temps prévu dans son planning peut difficilement remplir ce rôle ; c’est une lecture de cet article, à rapprocher des constats de l’OPCO Santé cités plus haut.
- Garder une trace. Noter simplement chaque point d’accueil permet de retrouver ce qui a été fait ; la liste d’exemples du manuel, citée plus haut, peut servir de repère.
- Soutenir le référent. L’IDEC peut prévoir un temps d’échange avec les référents, en s’appuyant sur la formation à la fonction tutorale évoquée plus haut.
- Ne pas surcharger le nouvel arrivant. Une piste n’est pas une grille de contrôle : elle sert à structurer l’accueil, pas à évaluer la personne.
